Príklad spracovania obchodného prípadu
Príjem dopytu
- telefonicky
- mailom
- písomne cez podateľňu
- osobne
Založenie spisu
- Pridelenie registratúrnej značky „Ponuky-dopyty“
- Vyznačenie firmy a kontaktnej osoby
- Vyznačenie zodpovednej osoby za spis
- Vyznačenie dôležitosti na spise
- Vyznačenie – doplnenie úloh v spise
Spracovanie obchodného prípadu
- Vypracovanie PO20xx/xxxx a zaslanie mailom
- Preverenie reakcie na cenovú ponuku
- telefonicky
- mailom
- písomne
- osobne
- Zákazník nereaguje/nemá záujem – uzavretie spisu
- Prijatie objednávky od zákazníka
- telefonicky
- Nahodenie prijatej objednávky OP20xx/xxxx do spisu – použiť funkciu Objednávka z ponuky
- Zmena registratúrnej značky na spise – „Zmluvy, Zákazky a pod…“
- Zmena zodpovednej osoby za spis, ak je to potrebné
- vypracovanie potrebných dokumentov
- vloženie všetkých súvisiacich dokumentov do spisu na záložke Dokumenty
- Zabezpečenie jednotlivých úkonov, spojených s realizáciou zákazky
- objednanie tovaru
- príjem tovaru – príjemky
- vyskladnenie tovaru – výdajky
- potvrdenie skladových pohybov
- ďalšie potrebné úkony, vyplývajúce z povahy činnosti firmy
- zabezpečenie prepojenia nákladových a režijných položiek so spisom
- vyznačenie príznaku „Vybavený“ ak sú všetky úlohy splnené
- vystavenie faktúry v spise, ktorý má príznak „Vybavený“ – použitím funkcie Faktúra z objednávky
- Dosledovať úhradu faktúry a vyznačiť úhradu vo faktúre, následne spis prepnúť do stavu „Uzavretý“
- Zabezpečenie cez úlohy v spise jednotlivé činnosti:
Vyhodnotenie nákladovosti zákazky
- Vtiahnuť do spisu náklady z Knihy jázd
- Vtiahnuť do spisu náklady z Podateľne (poštovné)
- Vtiahnuť do spisu režijné náklady, ktoré je možné sledovať cez osobitnú pokladňu
- Preveriť, že všetky vstupné doklady (dodacie listy, prijaté faktúry, bločky…) sú prepojené so spisom
- Preveriť, že všetky výstupné doklady (výdajky, vystavené faktúry ,) sú prepojené so spisom
- Získať jednoduchý prehľad cez záložku Spisy – Výstupy – Hrubý zisk