Vznik elektronického dokumentu
Všeobecne sa dá povedať, že dokument prichádza do firmy, alebo v nej vzniká
V prvom prípade je dokument už pripravený na zaradenie** do systému**, v druhom je potrebné ho previesť do elektronickej podoby – naskenovať.
Skenovanie je prvým krokom k prepojeniu obrazu dokumentov s elektronickým informačným systémom. Ak sú dokumenty vo firme skenované, potom si všetci pracovníci, pracujúci v systéme môžu na jedno kliknutie kedykoľvek vyvolať obraz dokumentu, uloženého v tomto systéme.
Skenovanie sa javí ako veľmi prínosné najmä po nejakom čase používania, pretože nie je nutné komplikovane hľadať v starých spisoch alebo šanónoch. I po mnohých rokoch používania elektronického systému si užívatelia môžu priamo zo systému okamžite vyvolať obrazy dokumentov a naviac i niekoľkí užívatelia súčasne, pokiaľ majú na to oprávnenie.
Systém umožňuje vkladať analogicky i elektronické súbory, ktoré neboli vytvorené skenovaním na mieste – napríklad elektronicky zaslané faktúry, dokumenty, zmluvy a pod.
V okamihu, kedy máme dokumenty v systéme, môže začať ich spracovanie. Prvou činnosťou, ktorá musí byť vykonaná je priradenie atribútov, ktoré slúžia na ich identifikáciu.
Len vo veľmi malom množstve došlých dokumentov končí ich spracovanie uložením do dátového úložiska. Vo väčšine prípadov je potrebné zabezpečiť ich doručenie zodpovednej osobe, ich schválenie, alebo odoslanie do ďalších firemných procesov.
Ďalšie spracovanie prebieha spravidla v príslušnom Spise, v ktorom sa analogicky sledujú všetky súvisiace činnosti. Do založeného spisu sa postupne vkladajú všetky dokumenty – e-mailová komunikácia aj preskenované dokumenty, čo poskytuje chronologický a logický prehľad o jednotlivých obchodných prípadoch tak, ako sa postupne riešili. V spise sa vedú aj záznamy o telefonickej, prípadne osobnej komunikácii. Spis obyčajne obsahuje tieto údaje:
Tieto údaje môžu slúžiť ako podklad pre fakturáciu. Fakturovať je možné priamo v spise, v ktorom je spracúvaný dokument uložený. Spis vždy nesie príznak, z ktorého je zrejmé, či sa spracovávaná činnosť nachádza v štádiu
Systém umožňuje prácu viacerých užívateľov nad jedným dokumentom a riadenie jednotlivých verzií dokumentov.
Pod slovom archivácia si každý väčšinou predstaví množstvo papiera, ktorého sa zbaví tým, že ho raz za čas presunie do archívu. Pri elektronických dokumentoch to funguje trochu inak. Vlastná archivácia sa odohráva na úrovni atribútov dokumentov a znamená len označenie vybratých dokumentoch archivačnou hodnotou. Po uplynutí archivačnej hodnoty prebehne proces vyraďovania dokumentov.
Prínosy:
Systém poskytuje jednotné spracovanie dokumentov, a to až k procesnému bodu, kedy konkrétny zamestnanec potvrdí, že záležitosť prevzal. Obdobne je pokrytá aj odchádzajúca pošta.
Každému užívateľovi je prehľadne zobrazené, ako postupuje realizácia tých procesov, ktoré sa týkajú jeho, alebo jeho podriadených. Môže sledovať jednotlivé prípady i štatistické informácie o počte prípadov, rýchlosti vybavovania a pod.